Invitare i membri del team e la gestione degli utenti

È arrivato il momento di invitare altri utenti a AnyIdea. In questo video potete vedere come farlo in pochi semplici passi.

Video: Gestione dei team e degli utenti

Accedere a AnyIdea e verificare se si è amministratori o manager. Potete vedere il vostro ruolo in alto a destra, sotto il nome del vostro account.

Amministrazione degli utenti

È possibile accedere all'amministrazione generale degli utenti tramite Utenti nel menu principale.

• È possibile gestire i generatori di idee nella scheda Scout.  
• Nella scheda Manager è possibile gestire sia i manager che gli amministratori.  

Amministratori, manager e scout

Invitare i colleghi:

1. andare su Utenti nel menu principale
2. fare clic su Aggiungi utente
3. inserire il proprio nome, cognome e indirizzo e-mail
4. selezionare il ruolo desiderato (amministratori, manager, utenti)

Poteteinvitare tutti gli amministratori, i manager o gli utenti che volete, senza alcun limite.

Nella colonna Stato è possibile vedere chi ha accettato l'invito, chi si è registrato e chi no.

Aggiungete le parti interessate e i manager di diverse aree e dipartimenti. Ad esempio, dalle aree di ricerca e sviluppo, gestione dei prodotti, gestione dell'innovazione, risorse umane, marketing, servizio clienti o team di successo. In questo modo, potrete assicurarvi che le cose si muovano e che la capacità di innovazione della vostra azienda venga messa in moto. In linea con l'approccio dell'innovazione aperta, consigliamo anche di includere prospettive esterne, ad esempio da parte di clienti, fornitori, partner o università.

Amministratori

Gli amministratori possono gestire manager, scout (fornitori di idee) e altri amministratori. Ad esempio, possono modificare le autorizzazioni, cancellare e aggiungere utenti. Gli amministratori hanno accesso all'intera piattaforma, a tutti i moduli, ai contenuti e alle funzioni e possono effettuare impostazioni a livello aziendale come la gamification, le classi di innovazione, ecc. Per ogni account deve essere presente almeno un amministratore e può essercene un numero a piacere.

Direttore

I manager possono gestire gli scout esistenti e aggiungerne di nuovi. Come gli amministratori, hanno accesso all'intera piattaforma, a tutti i moduli e alle funzioni. Possono avviare campagne, ma non vederle tutte, solo quelle che hanno creato loro stessi e quelle a cui sono stati invitati. Le autorizzazioni per i moduli Ideazione e Realizzazione sono controllate successivamente attraverso le campagne.

Utente

Gli utenti hanno accesso solo alle campagne a cui sono stati invitati. All'utente può essere assegnato un ruolo specifico a seconda della campagna. A seconda dell'autorizzazione, può gestire le campagne, valutare le idee o presentare idee.

Per impostazione predefinita, AnyIdea invia automaticamente e-mail di invito ai nuovi utenti aggiunti. I dati inseriti vengono trasferiti automaticamente. Gli utenti devono solo scegliere una password e possono iniziare immediatamente. Se si desidera inviare personalmente un'e-mail agli utenti, disattivare la casella di controllo "Invia invito". In questo caso, i dati non possono essere trasferiti e precompilati al momento dell'accesso degli utenti.

caricamento csv, single sign-on e connessione AD

Se si desidera aggiungere molti contatti, è possibile caricare un elenco di contatti sotto forma di file .csv per semplificare il processo. Troverete informazioni al riguardo e un file di esempio da scaricare.

Inoltre, è possibile creare tutti i dipendenti in modo completamente automatico in AnyIdea e mantenerli sempre aggiornati. Con una connessione AD, una cosiddetta connessione Active Directory. In questo caso, gli utenti possono anche utilizzare un single sign-on. Ciò significa che si collegano ad AnyIdea con gli stessi dati di login del loro PC o portatile. Anche nel caso di una connessione AD, è possibile aggiungere altri utenti in qualsiasi momento, ad esempio contatti esterni di fornitori, clienti o università.

Comunicazione interna

Prima di invitare molti utenti, è consigliabile inviare informazioni interne sul vostro progetto e sull'uso di AnyIdea, ad esempio tramite e-mail personale, intranet, newsletter, ecc. Ciò contribuisce a garantire che tutti gli utenti potenzialmente partecipanti siano adeguatamente informati e sensibilizzati quando ricevono inviti e notifiche da AnyIdea. Questo crea fiducia e aumenta l'accettazione da parte dei vostri colleghi!

Whitelist di AnyIdea

Informate il vostro reparto IT, l'help desk o il service desk sull'uso di AnyIdea.

1. 
   Se invitate diverse centinaia di utenti e AnyIdea invia e-mail di invito e di informazione, queste non devono essere bloccate dal reparto IT interno! Per garantire che le e-mail non vengano bloccate o finiscano nella cartella spam e appaiano ai vostri colleghi come una fonte affidabile, il dominio anyidea.ai deve essere attivato dal reparto IT interno per motivi di sicurezza, un cosiddettowhitelisting (rilascio nei filtri antispam centrali o nei firewall).
   In questo modo si garantisce che tutti gli utenti ricevano le e-mail. ‍
2. Se gli utenti hanno domande su AnyIdea, sulle e-mail, sui link ecc. non è improbabile che contattino l'help o il service desk interno, se disponibile. È consigliabile informarli sull'uso di AnyIdea in modo che ne siano a conoscenza.

Ricerca, filtro e ordinamento

Sono disponibili una ricerca, opzioni di ordinamento e filtri per una facile gestione degli utenti. Iniziate subito a invitare più contatti su AnyIdea.

Suggerimenti e trucchi

• Se gli utenti riscontrano problemi di visualizzazione in AnyIdea, molto probabilmente ciò è dovuto all'impostazione del browser attivata "Traduzione automatica" o "Traduzione del browser".
  Questa funzione dovrebbe essere disattivata di conseguenza per garantire il corretto funzionamento. ‍
• Se un utente clicca sui link presenti nelle e-mail di AnyIdea e riceve il messaggio "Link non valido", molto probabilmente ciò è dovuto al fatto che i link vengono accorciati automaticamente dal vostro programma di posta elettronica. In questo caso, vi preghiamo di informarci all'indirizzo support@anyidea.ai. Ci metteremo in contatto con il vostro reparto IT.

L'invito via e-mail non è stato ricevuto? 

In questo caso avete 3 opzioni: 

1. Controllare la cartella SPAM
2. Inviare nuovamente un invito a una persona. Per farlo, selezionare prima le persone che si desidera invitare di nuovo e selezionare l'azione Reinvia invito.
3. Se nessuna di queste opzioni funziona, contattare il nostro team di assistenza all'indirizzo support@anyidea.ai.

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